Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische
Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort ein-
gegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Auf-
bewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in
ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewah-
rungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im
PDF-Format oder eingescannte Papierbelege). Dies gilt unabhängig davon, ob die Auf-
bewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System
erfolgt. Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der
Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und
Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt.