Um Missverständnissen vorzubeugen:
Rechte Maustaste auf zum Beispiel Eingang oder Papierkorb, dann Registerkarte "Dienste" wählen.
Hier werden sowohl Automatische Ablage als auch Automatische Bereinigung angeboten.
- Die Automatische Bereinigung ist für die Papierkörbe gedacht. Sie sollte auf ein Max. Eintragsalter von höchstens 29 Tagen eingestellt sein, da Dateien im Papierkorb immer noch einen Bezug zum ursprünglichen Ort haben. Papierkörbe sollten NIEMALS als permanente Ablage genutzt werden. Bei der automatischen Bereinigung erfolgt ein permanentes Löschen für alle Einträge, deren Alter größer ist als das gewählte Eintragsalter. Die Dateien sind danach von der Festplatte entfernt und haben keinen Daten-Zeiger mehr zum ursprünglichen Ort.
- Die automatische Ablage ist für Ein- und Ausgänge sinnvoll. Ohne deren Nutzung würde bei mehreren tausend Dateien im Eingang der Bildaufbau recht langsam. Die Ablage sollte nach Jahren erfolgen, sofern nicht regelmäßig mehr als 2000 Nachrichten pro Monat eintreffen. Alles was älter ist als die gewählte Verweildauer wird in Unterverzeichnisse "Ablage-Ordner/Jahr ... " umsortiert, aber NICHT gelöscht. Unabhängig davon ob Monatsablage oder Jahresablage gewählt ist werden alle Einträge via SQL-Server indiziert, sodass sie bei einer Suche sehr rasch zur Verfügung stehen. Ein in der Praxis brauchbarer Wert für "Einträge verschieben" ist DREI MONATE.
Das Aufräumen des David-Severs unter Berücksichtigung dieser beiden Sortier- und Löschkriterien erfolgt in der Regel Nachts, sofern der David-Server dann eingeschaltet ist. Voreingestellt ist drei Uhr Nachts. Etwas missverständlich ist dieser Vorgang im David-Administrator "Datenbereinigung" genannt. Die Zeit zu der selbige erfolgt ist einstellbar bei System / Konfigurieren / Bereinigung.