Hallo Leute,
ich plaziere meine Anfrage mal hier, da ich noch nicht genau weiß, ob sie vielleicht eher ein Fall für Workflow ist.
Und jetzt bitte entspannt zurücklehnen, es dauert länger! 
Für einen potentiellen Kunden soll ich eine Lösung für folgendes Szenario finden. Er sucht nach einem System, und ich hoffe natürlich, ich kann ihn mit David glücklich machen.
Status Quo:
Pro Tag gehen ca. 80 Bestellungen per E-Mail ein. Die werden bearbeitet mit Outlook/Exchange. Pro Tag gehen aber auch noch ca. 80 Aufträge/Bestellungen per Fax ein. Diese werden momentan noch ausgedruckt(!) und dann von Hand unter den Mitarbeitern der Auftragserfassung verteilt, die sie dann in das Warenwirtschaftssystem einhacken. Handzeichen, Datum, Belegnummer drauf notiert und abgelegt.
Gibt es dann Nachschlagebedarf, z.B. bei einer Reklamation, muss man sich immer das Fax bzw. den entsprechenden Ordner aus der Ablage holen und dort nachschauen.
ABER: die Faxe werden natürlich nicht sofort nach der Auftragseingabe einzeln in den Kundenordner abgeheftet, sondern meist später dann gesammelt abgelegt, weil die Ordner ja wahrscheinlich in der Buchhaltung stehen. Bis dahin schlummern die Faxe "irgendwo". Ruft also ein Kunde einen Tag später an und hat noch eine Frage, Ergänzung oder sonstiges zu seiner Fax-Bestellung, muss erstmal durch Befragen der Mitarbeiter oder Nachgucken im WaWi rausgefunden werden, wer das Ding wann erfasst hat, und wo jetzt denn das Originalfax ist.
Verständlicherweise ist das nach heutigem Stand der Technik "suboptimal". 
Man hat zwar schon etwas rumprobiert mit der Exchange-Fax-Funktion und den Sharepoint Services, aber ... na ja, wenig zufriedenstellend.
Wunsch des Kunden:
Zusammenführung in einem System. Alle Mitarbeiter der Auftragserfassung sollen gemeinsam auf die eingehenden Faxe zugreifen können. Nach Bearbeitung soll trotzdem noch auf Kundennachfragen reagiert werden können, indem man sich alle eingegangenen Faxe in einer Liste aufrufen kann, statt erst mühsam den Beleg zu suchen.
Bis hierhin ja noch kein Problem mit David.
Aber jetzt kommt die Hauptanforderung des Kunden: Es muss UNBEDINGT vermieden werden, dass zwei Mitarbeiter gleichzeitig das selbe Fax/die selbe E-Mail öffnen und die Bestellung somit doppelt erfasst und versendet wird. Es muss also z.B. angezeigt werden, dass sich ein Dokument bereits in Bearbeitung befindet.
Mit Markierungen im DIC zu arbeiten erfordert zu viel Disziplin und stellt daher auch nicht sicher, dass keine Doppelbearbeitung erfolgt.
Ich habe - auch Dank einiger Threads hier auf der Site - für das Grundproblem eine funktionierende Lösung entwickelt, die dafür sorgt, das alle Dokumente im Auftragseingang zwar aufgelistet werden, aber nicht geöffnet und damit auch nicht bearbeitet werden können. Die Mitarbeiter in der Auftragserfassung müssen sich dann ein Dokument, das sie bearbeiten wollen, in Ihren privaten Posteingang ziehen. Dort können Sie es öffnen, im WaWi erfassen und mit Kommentar und Stempel versehen.
Nach erfolgter Erfassung verschieben sie das Dokument in ein Verzeichnis "Faxe bearbeitet". Hier könnten die Faxe, falls gewünscht, dann z.B. noch automatisch ausgedruckt werden für die Ablage. Hier könnte dann auch schnell die Bestellung gefunden werden, falls der Kunde noch Nachfragen hat.
Das ist natürlich eine absolute Basic-Lösung, aber die kostet dafür auch erst mal nur wenig Geld. Und ich muss sie noch dem Kunden präsentieren, ob das für ihn so OK wäre.
Ich überlege aber nebenbei noch folgendes: kann ich das mit einer Workflow-Programmierung eleganter lösen oder zumindest unterstützen?
Ich habe noch keine Erfahrung in der David-Workflow-Programmierung und absolut basic JavaScript-Kenntnisse.
Meine Ideen dazu:
1.) Einbinden eines Befehls "Jetzt in WaWi erfassen" in das Kontextmenü für die Dokumente im Eingangs-Archive, der folgendes bewirkt:
das Verschieben in den privaten Eingangsordner, Eintrag von Datum, Uhrzeit und Benutzername in den Kommentar des Dokuments, ggf. noch Öffnen des Dokuments zur Bearbeitung
2.) Einbinden eines Befehls "Erfassung abschließen" in das Kontextmenü für die Dokumente im privaten Eingangs-Archive, der folgendes bewirkt:
Abfrage der WaWi-Belegnummer; Eintrag von WaWi-Belegnummer, Datum, Uhrzeit und Benutzername in den Kommentar des Dokuments; Anhängen der WaWi-Belegnummer an den Betreff des Dokuments; Verschieben in den Ordner für erledigte Bestellungen, entweder als Original-Dokument oder als TIFF-/PDF-Datei nach Ausdruck über einen entspr. Druckertreiber.
Oder kann ich sogar einen Workflow programmieren, der die Auftragserfassung begleitet?
Und kann ich die einmal erfassten Dokumente so schützen, dass sie zwar angezeigt, aber nicht mehr verändert werden können? Ich denke da bei den Faxen vor allem an die Anmerkungen/Stempel. Eine Möglichkeit wäre wohl, sie dann als TIFF/PDF abzuspeichern.
Was sagt das geneigte Fachpublikum? Bin ich da eher auf dem Holzweg oder ist das mit den David-Mitteln zu lösen?
Ich weiß, dass es andere Systeme gibt, die das mit Bordmitteln lösen, aber die kosten gleich ein paar tausend Euro.
Ggf. könnte ich bei der Projektierung noch gleich cobra und/oder ELO mit einführen, das würde zumindest die Ablage und Nachverfolgung übernehmen.
Ich bin schon sehr gespannt auf Eure Antworten und bedanke mich für die Aufmerksamkeit.
Ich studiere dann jetzt mal die Anleitung "David Workflow-Dienste".
Die Funktion heißt "Fenster herauslösen". Keine Ahnung, warum das aktuell in der Hilfe-Funktion nirgends erwähnt ist.
