Das hört sich für mich nach Performance-Problem an. Bitte zuerst am Server prüfen: Der Server sollte nicht stark ausgelastet sein, er sollte genügend Plattenplatz haben und die SQL-Express-DB sollte nicht an der 10 GByte Grenze sein. Ausserdem sollten, falls ein Virenscanner auf dem Server läuft, die ARCHIVE.DIR und die ARCHIVE.DAT-Dateien dort als Ausnahmen definiert sein und vom Scanner nicht angetastet werden (ein Teil der Suche für lange Betreffs und Kommentare läuft genau über diese Dateien, aber auch jede Änderung in einem Archive bewirkt immer auch eine Änderung dieser Dateien).
Wenn die o.a. Punkte auf dem Server erfüllt sind, dann solltest Du Dir mal die Ein-Ausgänge der User anschauen und prüfen, ob da nicht vielleicht 10.000 und mehr Emails flach in den Ordnern liegen. Auf Dateiebene des Servers kommen da schnell mal 20.000 - 30.000 Dateien in einem Windows-Ordner zusammen und dann kann es beim DAVID ätzend mit den Reaktionszeiten werden. Email-Ein- und Ausgänge, die mehr als 2000-3000 Emails haben, sollten mit Unterordern versehen werden und alte Emails sollten da hinein verschoben werden. Das geht über die Archivierungsfunktion in DAVID sogar automatisch, so fern man eine nach Jahr/Monat geordnete Struktur brauchen kann.
Dann würde ich schauen, ob die Probleme immer noch vorhanden sind. Falls ja, dann würde ich mir einen Client-Rechner exemplarisch herausnehmen und dort in den Ein-/Ausgängen erstens die Kommentarspalte ausblenden und dann in der Ansicht die Unterstützung für lange Betreffs abschalten.
Wenn die Fehler dann schlagartig weg sind, braucht Ihr definitv einen schnelleren Server mit deutlich schnelleren Platten. Ansonsten mal den Virenscanner lokal auf dem Client für weitere Tests deaktivieren. Wenn das hilft, dann müsst Ihr den DAVID mit allen seinen Teilen als Ausnahme im Virenscanner anlegen.
Falls Ihr Kaspersky Endpoint-Security o.ä. verwendet: Deaktivieren reicht hier für einen Test nicht, wenn der DAVID-Client oder Teile davon unter "Basisschutz" - "Firewall" - "Regeln für Programme" in einer der eingeschränkten Gruppen ist. Dann müsst Ihr den DAVID in die Gruppe "unbeschränkt" verschieben, weil der DAVID über "ungewöhnliche" Ports und Protokolle mit dem Server redet und das wird immer vom Scanner untersucht (und damit gebremst).
Viel Erfolg!
Werner