Eingegangene Faxe bei anderen Usern ansehen

Hallo lescow,

der Vorschlag von DukeJo ist OK, aber meiner Meinung nach brauchst Du keinen Extra-Ordner anzulegen. Zumal Du auch schreibst: "Ich bin nur Anwender und habe keine speziellen EDV-Kenntnisse", hätte ich einen Vorschlag, der für Dich mit ganz wenig Aufwand verbunden ist.

ABER: kläre das organisatorisch bitte vorher mit dem Chef ab!!! Denn mit meiner Lösung kann jeder Benutzer die Faxe auch bearbeiten, verschieben und löschen! Wenn das nicht gewünscht ist und die Benutzer nur Leserecht haben sollen, wähle bitte die Lösung von DukeJo: Lege ein separates Archive an und dann müssen entsprechend die Rechte vergeben werden.
Andererseits wird die Sekretärin die Faxe, die in ihrem Eingang landen, ja manuell ans elektronische Archivierungssystem übertragen. Das könnten aber während ihrer Abwesenheit dann auch die anderen Kollegen übernehmen - oder auch nicht. So oder so, das Organisatorische regelt jede Firma selbst, ich wollte nur auf die Problematik hinweisen.

Jetzt aber zu meiner Lösung:

Bei einem meiner Kunden ist es so, dass die Sekretärin bzw. Mitarbeiterin am Empfang nur an drei Tagen in der Woche da ist. Ich habe es da so eingerichtet, dass alle eingehenden Faxe im standardmäßig vorhandenen System-Archive "Unverteilt" landen. Das hat jeder David-Benutzer sowieso in seinem InfoCenter, findet es im Navigator auch ganz leicht ganz oben und Zugriff auf die Einträge hat auch jeder. So können der Chef und die anderen Mitarbeiter ohne Änderungen an Archiven, Rechten o.ä. direkt darauf zugreifen. Und: jeder hat es immer im Blick!
Wenn die Benutzer zudem noch ihren InfoCenter-Notifier laufen haben, werden Eingänge im Unverteilt-Ordner dort auch noch automatisch gemeldet.

Sinnbildlich entspricht es ja irgendwie auch dem unverteilten Papierstapel eingegangener Faxe in einem "normalen" Faxgerät.
Je nach E-Mail-Konfiguration Deines Davids landet dort auch nichts anderes, so dass dort wirklich nur die unverteilten/unbearbeiteten Faxe zu finden sind. Das wäre aber auch nicht wirklich tragisch.

Es werden also keine separaten Kopien pro Fax erstellt, und Personalwechsel ist auch kein Problem. Nebenbei noch ein Vorteil: der Posteingang der Sekretärin wird entlastet.

Das einzige, was Du für diese Lösung machen musst, ist die bestehende Fax-Verteilregel zu ändern. Dort trägst Du als Ziel nicht die Sekretärin ein (wahrscheinlich ist sie dort als Empfänger angegeben), sondern Du gibst das Archive "Unverteilt" als Ziel an.
Dazu markierst Du in der Dialogbox der Verteilregel unter "Ziel" die Option "Archive". Wähle anschließend über die Aktenschrank-Schaltfläche das Ziel-Archive "Unverteilt" aus.

Fertig. Das war's.

Viele Grüße und viel Erfolg!

Michael

Sorry lescow,

bin etwas in Arbeit untergegangen, deswegen melde ich mich jetzt erst.

Wie DukeJo schon geschrieben hatte, regelst Du die Verteilung direkt im DvAdmin, unter Verteilung - Verteilregeln.
Neue Regel einfügen, bei Verteilkennung die MSN angeben, auf der die Faxe ankommen, Archive "Unverteilt" auswählen und sicherheitshalber Dienstvorgabe "Fax" angeben.
Fertig. Nun landen alle Faxe in "Unverteilt".

Für den Rest musst Du dann im InfoCenter doch einen neuen Ordner anlegen, wie DukeJo vorschlug am besten unter "Archive".

Im InfoCenter legst Du dann für den Faxeingangsordner eine Regel an, die alle eingehenden Faxe in den neuen Ordner verschiebt oder kopiert.
Beim ZIelordner öffnest Du die Archive-Eigenschaften, Registerkarte »Drucken«. Dann unterhalb von »Nachrichten -> Fax« den gewünschten TIFF-Drucker einstellen. Der muss natürlich vorher auch im DvAdmin entsprechend eingerichtet sein.