Mail Antwort bei Abwesenheit

Hi,

das Wort, was Du suchst, ist "Autoreply". Und das zugehörige Zauberwort ist "Regeln".

Anbei zwei Texte aus der Knowledgebase im Club Tobit für Dich.

Gruß,
Kai

Zitat

Eintreffende Nachrichten können vom David InfoCenter automatisch mit einem von Ihnen festgelegten Standardtext beantwortet werden. Das kann z.B. sinnvoll sein, wenn Sie im Urlaub sind und an Sie adressierte eMails zur Bearbeitung an Ihre Vertretung weitergeleitet werden. Um den Absender davon in Kenntnis zu setzen, können Sie ein so genanntes »Autoreply« einrichten.
Ein Autoreply richten Sie mit Hilfe des Regelassistenten ein. Wählen Sie in den Eigenschaften des gewünschten Archive den Punkt »Regel«. Im Fenster »Regeln« klicken Sie auf »Hinzufügen« um eine neue Regel zu erstellen. Tragen Sie in das Feld »Name für die neue Regel« einen aussagekräftigen Namen für die Regel ein, die Sie erstellen möchten. Wählen Sie anschließend eine Aktion, die durch die Regel ausgelöst werden soll. Sie entscheiden damit also, was mit in das gewählte Archive eintreffenden Nachrichten geschehen soll. Hier wählen Sie den Punkt »Autoreply an Sender«. Klicken Sie auf »Weiter« um die Bedingungen festzulegen. Beachten Sie dabei auch die folgenden Punkte:

Original-Nachricht zurücksenden
Setzen Sie diesen Schalter, wenn Sie den mit der Nachricht empfangenen Original-Text zurücksenden möchten, um dem Empfänger mitzuteilen, worauf sich die Autoreply-Nachricht bezieht.

Absender ersetzen
Mit der Option »Absender ersetzen« können Sie die Absender-eMailadresse der Autoreply-Nachricht vor dem Versand durch eine andere eMail-Adresse ersetzen lassen, z.B. durch die Ihrer Vertretung.Das Fenster „Includedateien” ermöglicht Ihnen das Voranstellen oder Anhängen von Textpassagen, die in Textbausteinen abgespeichert sind. Klicken Sie auf das Text-Symbol neben den Eingabefenstern »Vor Original-Nachricht« bzw. »Nach Original-Nachricht« und wählen Sie den gewünschten Textbaustein aus der Liste.

Informationen zu Textbausteinen entnehmen Sie dem KnowledgeBase Artikel Q-107.031.

Hinweis:
Sie haben die Möglichkeit erstelle Regeln zu aktivieren bzw. deaktivieren, zu bearbeiten oder zu löschen. Lassen Sie sich dazu die Eigenschaften des gewünschten Archive anzeigen und wählen den Punkt »Regeln«.

In einer Liste sehen Sie alle für das ausgewählte Archive bereits angelegten Verteilregeln. Ein Haken vor einem Eintrag besagt, dass diese Regel aktiv ist. Das Symbol verdeutlicht, um welche Art von Regel es sich handelt (einfache Verteilung, Weiterleitung, Autoreply, usw.). Zusätzliche Informationen zur ausgewählten Regel finden Sie unterhalb des Listenfeldes.

Wenn Sie eine bereits erstellte Regel verändern möchten, klicken Sie sie in der Liste an und wählen »Bearbeiten«. Falls beim Erstellen der Regel der Schalter »Regel generell anwenden« nicht aktiviert war, sehen Sie nun zwei Registerkarten: die Registerkarte »Bedingung« und entsprechend der gewählten Aktion eine der Registerkarten »Ziel«, »Weiterleiten«, »Autoreply« oder »Aktion«. War der Schalter »Regel generell anwenden« aktiviert, fehlt die Registerkarte »Bedingung«, da in dem Fall die Regel für alle eintreffenden Nachrichten gilt.

Möchten Sie eine eingerichtete Regel nicht nur deaktivieren, sondern vollständig löschen, so markieren Sie sie in der Liste und wählen »Löschen«. Nach einer Sicherheitsabfrage wird die Regel entfernt.

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Zitat

Textbausteine sind Text-Fragmente oder -Floskeln, die man im Alltag immer mal wieder benötigt. Damit Sie diese nicht immer wieder neu schreiben müssen, legen Sie sie an zentraler Stelle ab und fügen Sie bei Bedarf einfach ein bzw. lassen sie automatisch einfügen. Textbausteine werden hauptsächlich im Nachrichten Editor verwendet, können aber zum Beispiel auch beim Regelwerk Anwendung finden.
Textbaustein erstellen
Um einen neuen Textbaustein zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Öffnen Sie mit einem Klick auf »Neu« den Nachrichten Editor und schreiben oder importieren Sie den Text, den Sie als Textbaustein ablegen wollen.
Geben Sie einen Betreff in das entsprechende Feld ein. Dieser erscheint als Titel für den Textbaustein in der Auswahlliste.
Klicken Sie in der Funktionsleiste auf »Datei -> Erstellen« und wählen Sie die Option »Persönlicher Textbaustein« bzw. »Öffentlicher Textbaustein«, je nachdem, ob Sie den neuen Textbaustein nur für Ihre eigene Arbeit benötigen oder allen Benutzern im Netzwerk zur Verfügung stellen möchten.
Schließen Sie Ihre Eingaben mit »OK« und ab sofort steht der neue Textbaustein zur Verfügung.
Ein besonderer Textbaustein trägt den Titel "Initialen". Sie können ihn an beliebiger Stelle im Nachrichten Editor einfügen durch Drücken der Tastenkombination [Strg]+[N]. Einrichten können Sie ihn im Nachrichten Editor, wenn Sie aus der Menüleiste »Optionen -> Einstellungen« wählen. Tragen Sie nun in das Feld »Initialen« Ihr Namenskürzel ein, oder setzen Sie einen Textbaustein ein, indem Sie das entsprechende Symbol anklicken und aus der Liste einen Eintrag auswählen.

Textbaustein ändern
Zum Editieren klicken Sie den gewünschten Textbaustein in der Eintragsliste mit der rechten Maustaste an und wählen »Bearbeiten«.

Sie finden die von Ihnen angelegten Textbausteine im Archive-Baum unterhalb von »Persönlich - Textbausteine«. Globale Textbausteine werden z.B. im Ordner »Archive - Resourcen - Textbausteine« abgelegt. Beachten Sie, dass dort zum Editieren die entsprechenden Rechte erforderlich sind.

Textbaustein einfügen
Alle verfügbaren Textbausteine können im Nachrichten-Editor eingefügt werden.

Öffnen Sie den Nachrichten-Editor und wählen Sie das Symbol »Textbaustein einfügen«. Es öffnet sich ein Dialogfenster, aus dem Sie bequem Ihren Textbaustein auswählen können. Im unteren Bereich des Auswahlfensters sehen Sie den gerade ausgewählten Textbaustein in einer Vorschau.

Klicken Sie anschließend auf das Symbol »Einfügen und schließen«, um das Fenster zu schließen oder auf das Symbol »Einfügen«, um noch weitere Textbausteine auszuwählen. Das Fenster bleibt dann weiterhin geöffnet.

Öffentliche Textbausteine
Es öffnet sich eine Liste von Textbausteinen, die für alle Benutzer des Netzwerks zugänglich ist.

Persönliche Textbausteine
Es öffnet sich die Liste der Textbausteine, die Sie selber angelegt haben.

Alternative Textbausteine
Es öffnet sich eine Liste von Textbausteinen, die in einem Archive abgelegt sind, das Sie selber auswählen können. Sie bestimmen das Archive, indem Sie nach Anklicken des Symbols "Alternative Textbausteine" das Symbol "Archiveauswahl" (direkt rechts daneben) auswählen. Es öffnet sich in einer Liste der Archive-Baum. Wählen Sie den gewünschten Ordner aus und bestätigen Sie mit »OK«. Wenn Sie das Symbol "Alternative Textbausteine" das nächste mal anklicken, öffnet sich dieses Archive.

Archive Auswahl
Sie können in einem Dialogfenster wählen, aus welchem Archive Sie einen Textbaustein einfügen möchten.

Wenn der Nachrichten-Editor noch nicht geöffnet ist, können Sie ihn in einem Arbeitsschritt öffnen und gleichzeitig den gewünschten Textbaustein einfügen. Klicken Sie dazu in der Funktionsleiste auf den kleinen Pfeil neben »Neu« und wählen Sie aus dem aufklappenden Menü »Textbausteine« und anschließend den gewünschten Textbaustein aus. Es öffnet sich der Nachrichten-Editor mit dem eingefügten Textbaustein.

Vorschau
Ein Mausklick auf das Symbol »Vorschau« blendet im unteren Bereich des Dialogfensters eine Vorschau des Textbausteins ein bzw. aus.

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Hi,

die Regeln können von jedem Benutzer angelegt und bearbeitet werden, sofern dieser im David Administrator die Rechte dafür bekommen hat.

Regeln kannst Du auch anlegen, in dem Du einfach mit der rechten Maustaste auf das Archiv klickst und dort "Regeln" auswählst. Aber eben nur, wenn der Benutzer die Rechte dazu hat.

Gruß,
Kai

Standardmäßig gibt es diese Möglichkeit nicht.

Wir haben ein Produkt "DvAbwesenheitsassistent" in der Version 1.0. Dieser kann mit einer Maske alle nötigen Dinge für alle Messagingarten anlegen.

Für die Version 2.0 ist ein zentrales Mangement vorgesehen.
Auch wäre eine Urlaubskalenderabhängiges automatisches Anlegen möglich.

Bei Interesse bitte Mail an info@carrano-it.de senden.