Elektronische Rechnungen mit David V8 Office.

Hallo allerseits!!!

Hat jemand von Euch Erfahrungen mit "Versenden der elektronischer Rechnung als signierte *pdf Datei".

Durch Tobit Support bin ich nicht schlauer geworden und aus dem Grund wende ich mich an Euch, vor allem an DAVID- Profis.

Kurze Beschreibung meiner Problematik bzw. die Anhaltspukte, die bis jetzt festgehalten worden sind:

1. Die Rechnungen werden aus unserem DBMS als PDF im einen Netzordner exportiert.

2. Mit Secrypt Client werden die PDF's signiert, z.B. Rechnung.sig.pdf

3. Signierte Rechnungen sollten jetzt mit David an Kunden verschickt werden. Es gibt ein AddOn von CTM, der angeblich dies erledigen soll, aber wie?. Wie wird zu der Rechnung dazugehörige eMail Adresse zugeordnet?

Für jede Hilfe bin ich sehr dankbar.

Gruß John

Hallo John,

eine Möglichkeit wäre z. B. der FileScan Service von David. Das bedeutet, dass zunächst eure CTM Software das PDF erzeugt und in einem bestimmten Verzeichnis ablegt. Anschließend muss die Software noch eine Textdatei erstellen, welche die E-Mail darstellt und diese im FileScan Verzeichnis ablegen.

Hier mal ein Bespiel für eine solche Textdatei.

@@NUMMER test@test.de@@
Sehr geehrter Herr Müller,
nachfolgend erhalten Sie Ihre aktuelle Rechnung.
Schneider KG
Industriestr. 15
D-33287 Mittelstadt
@@ATTACH Rechnung.sig.pdf, Rechnung@@

Gruß Markus

Hi,

nur sekundär zum Thema, aber vielleicht allgemein interessant: Nach geltender Rechtslage muss NUR das Rechnungsdokument selbst, nicht aber das Trägermedium signiert sein.

Bei vielen Unternehmen (wie unseren Kunden) herrscht noch immer der Irrglaube dass man auch die Mail signieren müsste damit das Finanzamt damit klarkommt. Das stimmt nicht. Das ist nur notwendig wenn die eMail im Klartext die Rechnung enthält, also in der Art "Hiermit berechnen wir Ihnen: 1,2,3,4.... etc.".

Aber wer macht das schon...

Vielleicht erspart das jemandem irgendwann Ärger bei oder mit einem Kunden

Hallo Markus,

Vielen Dank für dein Feedback. Auf jeden Fall bin ich ein Stückchen weiter.

Die Rechnungen werden mit einem AddON aus unserem WWS als *pdf exportiert, unanhängig von CTM oder David. Man könnte natürlich Rechnung + Textdatei aus dem WWS exportieren, in der Textdatei würde die eMail Adresse und Begrüßungstext stehen, wie du schon beschrieben hast

Danach werden die Rechnungen mit secrypt signiert und erst dann kommt David mit FileScan Service ins Spiel, so wäre es doch richtig, oder? (?

Mit CTM bin ich mir noch nicht sicher, ob die Software überhaupt notwendig ist, da PDFs direkt aus WWS generiert werden. Ich werde morgen mit CTM EDV telefonieren und dieser Sache nachgehen.

Wo finde ich FileScan Service im David?
Wie kann ich Testmail+Attach via Befehl z.b an meine Adresse verschicken? Habe noch nie mit einem Befehl verschickt .

Vielen Dank im Voraus!!!

p.s: Wenn Du nichts dagegen hast, könnte ich Dir meine Miniatüransicht zu schicken.

Hallo John,

hier mal eine Beschreibung von Tobit Software zu den FileScan Services. Dort steht auch darin wie man das ganze einrichtet.

Diese Services bieten Ihnen die Möglichkeit, die DvISE-Dienste auch aus Programmen zu nutzen,die nicht mit dem FaxWare-Druckertreiber arbeiten können. Darüber hinaus ermöglichenSie den Nachrichtenversand von Computern, die unter einem anderen Betriebssystemals Microsoft Windows, Novell NetWare oder Linux arbeiten, wie z.B. DOS- oder AS400. Das Versenden vonNachrichten erfolgt durch einfaches Abspeichern von Dateien mit einer zuvor festgelegtenDateiendung in einem so genannten FileScan-Verzeichnis. In einer solchen Datei muss nebendem Nachrichtentext auch die Empfänger-Adresse (Faxnummer, eMail-Adresse etc.) enthaltensein. Diese wird über spezielle DvISE-Befehle, wie z.B. @@AN@@ oder @@NUMMER@@, angegeben. Die Datei ist als reine DOS-ASCII- oder PCL-Datei zu erstellen.
Es können mehrere FileScan-Services eingerichtet werden, wobei jeder ein bestimmtes Verzeichnisauf neue Sendeaufträge überprüft. In der Konfiguration der FileScan-Services ist jeweilsdas zu überwachende Verzeichnis sowie die Dateinamen-Erweiterung, an der ein Sendeauftragerkannt werden soll, festzulegen.

Um einen neuen FileScan-Service anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie denMenüpunkt »Konfiguration -> Services -> FileScan Services« und drücken Sie die Taste[EINFG] oder klicken Sie auf »Neu«, um einen neuen Eintrag zu erzeugen. Tragen Sie in dasentsprechende Eingabefeld den kompletten UNC-Pfad zu dem gewünschten Verzeichnis einund geben die zu berücksichtigende Datei-Extension an.

Wenn z.B. alle Dateien als Sendeaufträge erkannt werden sollen, die mit der Extension».PCL« im Verzeichnis »DAVID\IMPORT« des DvISE Servers gespeichert werden, nehmen Siefolgenden Eintrag vor:

\\Servername\Vol\DAVID\IMPORT\*.PCL

Der User »DVU-Servername« bzw. »FaxWare User Servername« muss unbedingt Zugriff auf dieFileScan-Verzeichnisse besitzen, da dessen Account für die Bearbeitung der Aufträge genutzt wird.Der vordefinierte Standard-Service sollte nicht verändert werden.

Sobald in einem FileScan-Verzeichnis eine Datei mit der festgelegten Extension gefundenwird, erfolgt deren Bearbeitung als Sendeauftrag. Anschließend wird die Datei aus dem FileScan-Verzeichnis gelöscht.

Folgende Parameter stehen bei der Einrichtung der FileScan-Services zur Verfügung:

Datenformat
Bestimmen Sie das Datenformat für die Dateien, die in dieses Verzeichnis gelegt werden sollen.Dieser Eintrag ist entscheidend für die Konvertierung der Sendeaufträge.

(Standard)
Die Sendeaufträge liegen im Format eines Epson-FX-80-Druckertreibers vor und werden indas Faxformat (TIFF G3) konvertiert.

PCL FAX
Die Sendeaufträge wurden mit einem HP-LaserJet-kompatiblen Druckertreiber erstellt undsind für die Verarbeitung mit einem PCL-Konverter bestimmt. Um diese Funktion nutzen zukönnen, muss ein entsprechender Konverter (z.B. PCL Conversion Server) installiert sein.

Preprocessor
Diese Auswahl ist für die Nutzung externer Konverter vorgesehen.

eMail
Die Sendeaufträge liegen im ASCII-Format vor und werden zum Versand als eMail an DvISEPostMan übergeben.
Durch die Verwendung des DvISE-Befehls eMails über die FileScan-Services erstellt und versendet werden. Auf diese Weise ist es möglich,HTML-Tags im Nachrichtentext zu verwenden. Bei der Bearbeitung des Versandauftrages durchdie FileScan-Services werden diese HTML-Tags dann erkannt und umgesetzt. Außerdem wird derNachrichtentext zusätzlich auch im reinen Textformat aufbereitet. So ist sichergestellt, dass dieenthaltene Information auch von Empfängern gelesen werden kann, die nicht über die Möglichkeitverfügen, HTML-eMails zu empfangen oder die diese Option deaktiviert haben.

VoiceMail
Die Sendeaufträge liegen im Wave-Format vor und werden zum Versand an einen geeigne-tenCSS Port übergeben.

TMail (nur bei Einsatz des »Extended Telephony Module«)
Die Sendeaufträge liegen im ASCII-Format vor und werden als TMail an einen geeignetenCSS Port übergeben.

»SMS«
Die Sendeaufträge liegen im ASCII-Format vor und werden als SMS-Nachricht an einen CSSPort übergeben.
Drucker
Hier kann ein Druckerfilter ausgewählt werden, über den alle aus dem FileScan Service ver-sendetenDokumente automatisch ausgedruckt werden sollen.
Formularlayout
Wählen Sie ein zuvor erstelltes Formularlayout aus, das beim Faxversand überdiesen FileScan Service generell verwendet werden soll.

Fehlerhafte Jobs ignorieren
Falls diese Option aktiviert ist, werden Aufträge, die für DvISE unverständliche Befehle enthalten,nicht versendet. Statt dessen wird sowohl im Fehlerprotokoll als auch im Ausgangsver-zeichnisdes jeweiligen Benutzers eine Fehlermeldung erzeugt.

Quittungsdatei
Das Aktivieren dieser Option bewirkt, dass eine so genannte Quittungsdatei im FileScan-Ver-zeichniserstellt wird, die Aufschluss über den Status der Sendeaufträge gibt. Eine Quittungs-dateibesitzt die Extension ».$$$« und hat folgenden Aufbau:

Zeile: Status (0=in Bearbeitung; 1=abgeschlossen)
Zeile: Fehlernummer
Zeile: frei
Zeile: Fehlermeldung im Klartext
Für FileScan Services mit dem Datenformat »PCL-FAX« ist die Erstellung von Quittungsdateiennicht möglich, da bei diesem Format der DvISE Service Layer die Datei nicht bearbeitet, sondern sofortan den PCL Conversion Server weitergibt, der die fertig konvertierte Datei dann in das API-Verzeichnisschreibt.
Aktiver Zeitraum
Sie können hier den Zeitraum angeben, in dem Sendeaufträge von diesem Service abgearbeitetwerden sollen. Aufträge, die außerhalb des aktiven Zeitraums aufgegeben werden,werden erst beim nächsten Erreichen des aktiven Zeitraums bearbeitet.

Include-Datei
Include-Dateien sind Textdateien, die neben beliebigem Text auch DvISE-Befehle enthaltenkönnen. Der Inhalt wird in den Nachrichtentext eingefügt. Die »Vorab-Include-Datei« wirdvor dem Nachrichtentext eingefügt.

Eventuell enthaltene DvISE-Befehle können durch entsprechende Angaben im Text des Sendeauftragsüberschrieben werden. Der Inhalt einer »Abschluss-Include-Datei« wird hinter demNachrichtentext eingefügt. Hier enthaltene DvISE-Befehle überschreiben somit evtl. die in derVorab-Include-Datei oder im Sendeauftrag getroffene Einstellungen. Der Anwender hat alsokeine Möglichkeit, die Ausführung der Befehle in einer Abschluss-Include-Datei zu verhindernoder zu umgehen.

Gruß Markus

Hallo John,

hier noch eine Beschreibung von Tobit. Dabei wird auch mit dem Attach-Befehl gearbeitet. Aber Achtung bei dem Befehl @@attach c:\test.pdf ist nicht das Laufwerk c:\ auf dem Client gemeint sondern auf dem Server.

Es ist möglich, Aufträge aus zum Beispiel Batch Dateien oder VB Programmen zu erzeugen, die über DvISE versendet werden.
Hierzu erzeugen Sie aus Ihrer Applikation ein Textdatei, welche als [NAME].FAX Datei im »DAVID\IMPORT« Verzeichnis gespeichert werden muss. Über den Inhalt dieser Datei kann die Eigenschaft dieses Auftrages beeinflusst werden. Um z.B. einen Dateianhang mit einer eMail zu versenden, könnte ein solcher Auftrag folgendermaßen aussehen:

@@email
@@ref Hier steht der Betreff
@@nummer mail@adresse.de
@@attach c:\test.pdf
Sehr geehrter Herr ....

Hierdurch würde nun eine entsprechende eMail mit Anhang versendet werden. Über oben genannte und weitere DvISE-Befehle finden Sie Informationen in der Dokumentation.

Gruß Markus

Hallo Markus,

Vielen Dank für die ausführliche Info. Hatte letzte Woche Server- Crash, kam gar nicht zu diesem Projekt zurück .

Diese Woche werde ich mich wieder damit beschäftigen.

Danke, Gruß Eugen