Alle Benutzer mit einheitlicher Adresse aber eigenen Konten - Besprechungsanfragen

    Moin z'sammen,

    bei einem Kunden habe ich auf seinen ausdrücklichen Wunsch hin David wie folgt konfiguriert: Es gibt einzelne User mit eigenen Konten in David, ABER es sollen alle ausgehenden Mails mit einer generischen Adresse das Haus verlassen, also im Format info@kundendomain.invalid. Gleichzeitig wünscht der Kunde, dass a) die info-Adresse als Default-Absender bei neu verfassten Nachrichten hinterlegt ist (die User also beim Schreiben einer neuen Mail nichts manuell umstellen müssen), dass b) aber eine manuelle Auswahl des individuellen Absenders (hans.schmidt@kundendomain.invalid) möglich bleibt.

    Gelöst habe ich das so, dass die info@-Adresse jedem User als Hauptadresse zugewiesen ist und die eigene/individuelle als zusätzliche ein- und ausgehende Adresse. Was dazu führt, dass eingehende Mails auf der Info von David munter im Zufallsprinzip in die User-Eingänge geworfen werden. Macht aber nichts, in jedem persönlichen Eingang greift eine Regel, die Mails, die an die info... geschickt wurden, in ein Sammelarchiv umleitet. Das klappt auch.

    Es gibt aber einen fiesen Sonderfall: Eingehende Besprechungsanfragen landen zwar ebenfalls im Sammelarchiv, nach dem Bestätigen taucht der Termin dann aber im Kalender jenes Users auf, an den die Besprechungsanfrage ursprünglich mal verteilt wurde. Und das kann, durch obige Konstellation, immer wieder ein anderer sein.

    Fällt euch für dieses Szenario eine Lösung ein? Ich hatte überlegt, einen Dummy-User einzurichten, dem die info@-Adresse alleine gehört, dann weiß man zumindest immer, wo die Anfragen landen und kann sich die Termine dort in den eigenen Kalender ziehen. Um dann noch ohne manuelle Auswahl alle Mails ausgehend mit info@... zu verschicken, müsste ich allerdings eine include-Datei bauen, die den Absender überschreibt. Und damit entfällt dann die Option, bei Bedarf mit eigenem Absender versenden zu können.

    Wer einen Tipp hat - gerne her damit. Momentan behilft sich der Kunde damit, dass er aus dem Ausgangsarchiv die bestätigte Besprechungsanfrage in seinen Kalender verschiebt, wo dann ein Termin daraus wird. Ist aber irgendwie nicht sehr elegant.

    Ja, so hatte ich es auch mal gemacht. Das mit Besprechungsanfragen und Terminen habe ich aber auch nie vernünftig hinbekommen. Bei ITlern geht das zwar noch, aber normale User bekommen damit definitiv Probleme. Auch bei allen Usern im Eingang und im Ausgang immer eine Regel manuell zu hinterlegen, da man nie weiß, wer die Mail bekommt ist keine tolle Lösung und für den Admin viel Arbeit.
    Meine Lösung hat mich zwar ein paar Tage Programmierung gekostet, dafür kann ich die Gruppen nun per Active Directory verwalten :)
    Ich bin davon ausgegangen, das alle Mails nach extern eine Signatur haben müssen. Dafür habe ich einen Button im Editor angelegt, über den man zum einen die Signatur einfügen kann, ggf. zusätzlich Werbung per Checkbox wählen kann und auch die Absenderadresse auswählen kann.
    Die Werbung wird einfach als Mail in ein bestimmtes Archiv gelegt und über die API ausgelesen und die Checkboxen mit Betreff über ein HTML-Formular erzeugt. Die Absenderadresse wird per Active Directory ausgelesen. Hier gibt es eine OU, in der nur Gruppen und User für David gepflegt werden. z.B. "G_David_Info" und "G_David_Info_D". Alle User in einer Gruppe mit "_D" am Ende wird dann automatisch die dort hinterlegte E-Mailadresse per Default im Dropdown vorausgewählt und beim Einfügen über den Button mit der Signatur als @@VON-Baustein am Ende der Mail eingefügt. Im Dropdown kann der User auch immer noch seine persönliche E-Mailadresse auswählen. Beim Start von David werden alle AD-Gruppen ausgelesen und für alle berechtigten E-Mails automatisch im Ausgang des Users eine Regel angelegt, die z.B. die Info-Mails nach Gruppen\Info\Ausgang verschiebt. Fällt ein User aus der Gruppe raus, wird auch die Regel automatisch gelöscht. Die Ausgangsarchive (Gruppentelefon, Gruppenfax etc.) habe ich auch als zusätzliche Attribute mit mit in die AD gepackt. Wählt ein User eine Gruppenmail, wird in der Signatur die Benutzervariablen durch die in der AD hinterlegten Daten ersetzt, ansonsten werden ja die aus dem David-Admin gezogen. Fügt der User keine Signatur ein und hat einen externen Empfänger, prüfe ich dies beim Drücken des Senden-Buttons und breche den Versand ab, sodass der User wieder seine E-Mail im Editor sieht. Er hat also gar keine Möglichkeit ohne Signatur zu versenden. Ob eine Signatur eingefügt ist prüfen ich, indem ich im Inhalt der Mail bestimmte Wörter finde oder nicht. Ich prüfe beim Versand z.B. auch noch, das beim Versand bestimmte Wörter wie z.B. "Spam" nicht im Betreff stehen dürfen, da wir diese E-Mails i.d.R. immer gleich in den Papierkorb schieben und so der interne Empfänger diese E-Mail wieder nicht im Eingang bekommt und im Spam-Ordner landen. Die gesamte Verwaltung geht also per AD und Gruppenzuordnung, bzw. Pflege der Benutzerdaten im David-Admin. Im David-Admin muss ich auch keine zusätzlichen Mailadressen mehr eintragen, keine Vorlagen mit @@-Befehlen pflegen und verknüpfen, keine Regeln bei den Usern anlegen, ...
    Ich habe dies nun seit einigen Wochen im Einsatz und es läuft bisher ohne Probleme und wird auch von den Usern angenommen, da sie ja im Idealfall nur einmal auf den Signatur-Button drücken und diesen mit OK bestätigen müssen. Falls noch Fragen sind, kann ich vielleicht auch mal ein paar Bilder posten, dann wird das vielleicht auch verständlicher.

    Wenn Du die Mails per POP abholst, kannst Du in der Konfiguration des POP-Kontos in dem Feld Zieladresse den UNC-Pfad eines beliebigen TAS-Ordners eintragen. Der Grabbing-Server legt die Mail dann immer in diesem Ordner ab, ohne dass das Routing aktiv wird (auch nicht bei CC etc.)
    Von dort aus kannst Du die Mails dann per Verteilregeln weiter verteilen.

    Die zusätzlichen ankommenden Adressen benötigst Du aber trotzdem noch, damit die User sich gegenseitig Mails schicken können.

    Hilft das eventuell weiter?

    Viele Grüße aus Vellmar, Jörg.

    Danke für eure Antworten; der Ansatz mit dem direkten Zuweisen des Grabbing-Kontos zu einem Archiv erscheint mir vielversprechend - dazu müsste ich zwar das Catchall-Postfach durch einzelne ersetzen, aber das ist bei einer Installation mit nur 9 Usern durchaus machbar. Werde das dem Kunden mal vorschlagen!

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