Gut eingeführt und stabil ist Leitz ELO Office.
Bei den Archivierungssystemen, die ich bis jetzt gesehen habe, gibt es zwei Varianten im Handling.
a) der User entscheidet, welche Nachricht eine Archivierung wert ist und welche nicht.
Damit hat er Zusatzaufwand, und zudem kann er eMails mit Geschäftsvorgängen ausblenden.
b) Grundsätzlich alles wird archiviert, was reinkommt. Einschließlich Spams und Virenanhängen.
Beides hat Vor- und Nachteile.
Übrigens habe ich bis heute noch von keinem Fall gehört, wo ein Betriebsprüfer die Archivierung via StrongBox beanstandet hat.
Voraussetzung ist allerdings eine schreibgeschützte Ablage.
In den meisten kleinen und mittelständischen Betrieben findet gar keine Archivierung statt:
"Der Steuerberater hat gesagt, das brauchen wir nicht."
Zu diesem sehr oft angegebenen Statement des Steuerberaters empfehle ich, selbiges schriftlich (!) einzuholen.
Gibt es danach wegen Fehlens der geschäftsrelevanten eMails oder Faxe Probleme bei der Betriebsprüfung, dann ist der Steuerberater in der Haftung.
Wir verwenden und vertreiben inoxision archivegate - eigentlich genau das was du suchst, nur landen die eingescannten Dokumente nicht im David sondern in einem Zusatzprogramm, es ist aber über ein Menü in David eingebunden.
Die Dokumente die per Scanner eingespannt wurden können für die Archivierung auch halbautomatisch verschlagwortet werden.
Wenn zusätzlich auch E-Mails archiviert werden sollen, dann geht das out-of-the-box - wir fanden die Umsetzung für unsere Zwecke nicht optimal (siehe Arno's Anmerkungen) deswegen haben wir eine Zusatzapplikation entwickelt die täglich (in unserem Fall in der Nacht) alle E-Mails die älter als z.B. drei Monate sind ins Archiv überführt - dabei wird mit einer Dublettenprüfung verhindert, dass ein und dieselbe Mail aus unterschiedlichen Archiven mehrfach archiviert wird.
Der Vorteil ist dabei, dass der David schlank gehalten wird, denn er hält ja nur die Mails der letzten x Tage/Monate - es lässt sich aber mit wenigen Klicks eine Mail oder ein Dokument aus dem Archiv restaurieren.
Falls Interesse besteht gerne mich per PM anschreiben.
ich würde dringend davon abraten in david zu archivieren.
dafür ist die dateiverwaltung von david nicht ausgelegt. gibt auf dauer zu viele archiv fehler. außerdem erhöht dass den aufwand für migrationen und den für die generelle administration nicht unerheblich. von der unterirdischen performance ab einer gewissen größe mal abgesehen.
die von basti vorgeschlagene lösung dafür eine software einzusetzen die auf haltung großer datenmengen ausgelegt ist sollte immer vorgezogen werden.
NoHopeNoFear: Das kann ich so nicht bestätigen. Bei Archiv- respektive Dateifehlern hätte der Systembetreuer reagieren müssen.
Und die Performance ist vor allem eine Frage der Server-Hardware:
Im Zeitalter Server-geeigneter SSD-Platten erfolgen Zugriffe ohne erkennbare Verzögerung.
Einen erhöhten Aufwand für eine spätere Migration sehe ich auch nicht:
Ich empfehle alle Ein- und Ausgangs-Files, die älter sind als drei Jahre, Jahresweise im StrongBox Format auszulagern.
Dann kann dem Betriebsprüfer bei Bedarf rasch das gewünschte Jahr präsentiert werden.
Zum Archivieren eignen sich vor allem WORM-Bänder, optical discs oder Blue-Ray-R Medien.
Aber auch DVD-RW, die jeweils doppelt angelegt sind, haben ausreichende Alterungsstabilität ( > 10 Jahre).
DVD-R sind wegen ihrer Lichtempfindlichkeit nicht für die Archivierung geeignet.
Gleichgültig welches Medium verwendet wird, etwas gilt für alle: Es sollte immer mindestens zwei Exemplare geben.
Und davon kann eines im Serverraum bleiben, aber das andere muss ausgelagert werden.
Sonst gibt es im Brandfall das bekannte Kubikmeter-Problem:
"Wir haben täglich gesichert und jedes Sicherungsmedium klimatisiert und bei geringer Feuchte neben dem Server aufbewahrt ..."
Die Serverhardware ist dann ein Versicherungsfall, aber die abgebrannte Archivierung wird als grobe Fahrlässigkeit gehandhabt.
du verkaufst deinen kunden also für david installationen server SSDs? is klar, wenn ich damit bei 'nem 20 user laden ankomme lachen die mich aus sobald die gesehen haben was das kostet. zumal in dem umfeld idr. keine reinen david server sondern mischsysteme existieren die die verwendung von SSDs notwendig machen die auf schreiboperationen optimiert sind.
allein der krampf nach der migration rechte zu setzen spricht schon gegen ewig wuchernde installationen. das david archiv system mit seiner genialen funktion jede mail in 2 bis x files zu splitten spricht ebenfalls dagegen.
für sowas sollte geignete software verwendet werden, keine krücke die das zwar ansatzweise kann aber weder zuverlässig noch effektiv.
NoHopeNoFear:
1) Ich kann mich nicht erinnern, Ihnen das "Du" angeboten zu haben.
2) Konsequente Kleinschreibung und fehlende Satzzeichen zeugen von Fleiß und sind unbedingte Voraussetzung für das Verständnis geschriebener Sätze.
Hallo miteinander,
bevor Ihr/Sie 
mit Messern bewaffnet aufeinander los geht, folgender Einwand back-to-Topic:
- eine rechtssichere Dokumentenarchivierung innerhalb David ist nicht möglich (keine Versionierung, keine Protokollierung etc.)
- die Aussage, bisherige Prüfer hätten keinen Einwand gegen eine Strongboxsicherung gehabt, ist schön, hilft aber definitiv niemand weiter
allerdings hatte der TS auch gar keine rechtssichere Dokumenten/Mailarchivierung angefragt...
Daher wieder zurück zum Thema: ich kenne auch keine sinnvolle Antwort auf diese Frage - und würde auch auf David-externe Lösungen verweisen
CU
Barabas
Die Anfrage bezieht sich auf die möglichst automatische Verarbeitung gescannter Dokumente.
Die Automatik setzt meiner Ansicht nach eine OCR-Software voraus, welche die Dokumente scannt und nach Schlüsselwörtern wie zum Beispiel Lieferschein, Rechnung und Mahnung oder Bauvorlage, Präsentation und ähnlichem sortiert. Das kann David nicht leisten. Die Sortierung kann höchstens nach unterschiedlichen Headern oder Namen der gescannten Dokumente erfolgen. Alles andere erfordert manuelle Vorgehensweisen mit Sichtprüfung und Sortierung.
Die Ablage in David und das Auffinden der Dokumente stellen sind danach leicht erfüllbare Anforderungen.
Zur Auswahl geeigneter Zusatzsoftware kann ich nur zu einem Besuch von Fachmessen wie der Cebit raten. Nach einer Vorauswahl via Ausstellerverzeichnis kann ein ungeplanter Lauf durch die Messehallen schon mal helfen. An manch einem Stand habe ich schon erlebt, dass ich mit folgender Information zu einer brauchbaren Lösung kam: "Das was Sie suchen haben wir nicht im Sortiment. Aber ich erinnere mich an ein Gespräch mit einem Kollegen, in dem davon die Rede war. Sie finden ihn in Halle 12 bei den Scannern. ..."
NoHopeNoFear:
1) Ich kann mich nicht erinnern, Ihnen das "Du" angeboten zu haben.
2) Konsequente Kleinschreibung und fehlende Satzzeichen zeugen von Fleiß und sind unbedingte Voraussetzung für das Verständnis geschriebener Sätze.
Hey Arnie, nun komm mal wieder runter 
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