Versendete Faxe automatisch archivieren

Hallo,

Ausgangsordner - Regel erstellen - Weiterleiten an Benutzer oder Ordner - Dokumententyp=Fax - dann nur noch angeben beim Ziel wohin verschoben werden soll und ob es als Kopie oder die Originalnachricht verschoben werden soll.

Zitat von michael_fe

dass Tobit ausgehende Faxe, die unsere Mitarbeiter über das Faxgerät versenden

Damit ist aber jetzt nicht ein handelsübliches Faxgerät mit gemeint, oder

Grundsätzlich sind Gewerbetreibende ja nach GDPdU verpflichtet. Wenn Du also von Mitarbeiter schreibst geht es wohl um eine Firma. Wie also archiviert Ihr überhaupt eure Korrespondenz ?
Spätestens durch die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung dürften dann ja Faxe, die mit Tobit David versendet werden, automatisch archiviert werden.

Bitte mal mehr Input zum Thema, falls ich mit meiner Vermutung falsch liege ...

Zitat von michael_fe

Genau das liegt das hüpfende Komma: Kann Tobit diesbezüglich die gesetzlichen Vorschriften automatisch erfüllen und falls ja, wie?

Natürlich nicht.

Natürlich geht das per StrongBox, aber nicht nach GDPdU. Denn dort muss sofort nach Eingang/Ausgang archiviert werden (Revisionssicher). Die SB rennt nur zu bestimmten Zeiten über die Archive drüber, da kann schon wieder zuviel mit den Doks passiert sein.

Leider ist die Tobit Software aber nicht für GDPdU zertifiziert. Wer nach ges. Vorgaben archivieren will/muss sollte sich mal mit der GDPdU genau beschäftigen ...

1. Schritt:

So einfach mit der Strongbox ist es leider nicht möglich die ges. Vorgaben zu erfüllen. Habe ich alles schon durch

Zitat von AxelK

Leider ist die Tobit Software aber nicht für GDPdU zertifiziert. Wer nach ges. Vorgaben archivieren will/muss sollte sich mal mit der GDPdU genau beschäftigen ...

1. Schritt:

So einfach mit der Strongbox ist es leider nicht möglich die ges. Vorgaben zu erfüllen. Habe ich alles schon durch

Kannst Du hier mal konkret schreiben, welche Vorgaben die strong box hier nicht erfüllt?

Gruß,

Devin

Aber gerne, einer meiner Spezialitäten.

Die GDPdU verlangt neben vielen anderen Vorschriften u.a. folgende (rot markiert), die ich mit der StrongBox nicht erfüllen kann.

• Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
• Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
• Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.
• Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.
• Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.
• Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.
• Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden.
• Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.
• Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem Sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.
• Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.

Quelle: Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.

Zu Deutsch heißt dass, es müsste im Service-Layer permanent eine revisionistische Logroutine alles mitschreiben, auch wenn zB. ein Admin ein Dokument im zu archivierenden Ordner einfach löscht oder (aus Versehen) ein Dokument verändert.

Stellen wir uns mal eine eMail vor, gerne auch ein Fax, welches im zu archivierenden Ordner steht. Da kommt dann der Chef, brüll den Admin an und der editiert einfach eine Mail. Das kann so nicht nachvollzogen werden und ist damit nicht als revisionistischer eingestuft.

Die StrongBox ist doch, sagen wir es doch mal einfach, nix weiter eine eine (tolle) Datensicherung - mehr nicht.

Ganz schlimm wird es eben für User die die SB im "normalen" Betrieb nutzen möchten.

Beispiel:
Ich sichere immer in der Nacht um 3 Uhr alles mit der Strongbox. eMail die ich aber bis 3 Uhr gelöscht oder manipuliert habe (warum auch immer) kann nicht gesichert werden.
Anders, wenn dem Nutzer JEDE Nachricht oder Fax, bevor diese ihn erreicht, sofort als Kopie weggeschrieben wird und archiviert wird.

Im Protokoll steht dann, dass zB. am 13.8.2010 der User Max Mustermann mit seiner eMail Adresse MM@Firma.de von Herbert Holzwurm mit der eMail HH@Andere-Firma.de eine Nachricht erhalten mit, aber auch mit dem Anhang RECHNUNG_1234.PDF

Sollte Max Mustermann diese eMail nun löschen ist diese aber bereits im Archiv abgelegt, Max kommt wie der Admin aber nicht an diese Datenbank dran und selbst wenn der Admin drann könnte, müsste die Arc-Software das alles mitschreiben.

Und darum ist die StrongBox nach GDPdU nicht nutzbar. Beim oben liegenden Fall, wo alle Eingangsfaxe sofort als Kopie in einen vom Anwender nicht löschbar erzeugt werden ist dennoch das Protokoll, WANN und von WEM das Fax kam nicht vorhanden. Es ist daher durchaus möglich, das Fax zu verändern, dass es bis zur Sicherung per SB ohne jede Protokollierung auf einem Rechner liegt.

Alle David User wissen, wie einfach man eine eMail Nachricht ganz einfach verändern kann (STRG+SHIFT+RETURN) und anschließend wieder speichern kann. Selbst als Admin kann man in den Posteingang der User schauen und Inhalte von Mails so verändern, dass es für den Mitarbeiter, der später die Mail öffnet, durchaus glaubhaft aussieht.

Beispiel:
Ich habe eben vom Horst Evers per Fazebuk eine Freundschaftbestätigung bekommen. Hier mal ein Bild, wie ich die Mail manipuliert habe:

[Blockierte Grafik: http://content.screencast.com/users/AxelKrueger/folders/Jing/media/bd4c4dc9-3922-4dde-b36d-deebda0b1fb5/2012-08-16_1924.png]

Alles Lüge, aber es kommt gut rüber ...